Productivitat a casa: el teletreball

El teletreball, abans de la pandèmia provocada per la COVID-19, era una mesura opcional per a les empreses, però amb els confinaments es va tornar una obligació si es volia mantenir la productivitat. Ara sembla que el teletreball ha vingut per quedar-se!

T’expliquem les claus per implementar el teletreball amb èxit.

Fins l’inici del confinament, l’ús del teletreball era baix, restringint-se l’ús a determinats sectors i perfils, sobretot les persones professionals/freelance. L’estat d’alerta a causa del COVID-19 va provocat un augment exponencial de la pràctica del teletreball. Ara sembla que el teletreball és una opció per implementar vàlida per moltes empreses.

Per teletreballar cal disposar, com a mínim d’un ordinador personal, connexió a Internet, escriptoris virtuals i/o accés a la documentació i eines tecnològiques necessàries. Aquesta modalitat té avantatges i inconvenients i, per tal de rendir al màxim, és molt important l’organització i planificació, tenir uns objectius clars, seguir una rutina i mantenir el contacte amb els companys/es i caps.

Avantatges/aspectes positius:

• La possibilitat de connexió des de qualsevol lloc físic i diferents dispositius (mòbil, ordinador, tauleta..).
• Estalvi de temps: al reduir el temps del desplaçaments podem dedicar aquest temps a altres projectes i tasques.
• Reducció de l’impacte ambiental: evitar els desplaçaments i no imprimir la documentació de les reunions causarà un impacte positiu en el medi ambient.
• Reducció de costos: estalviem les despeses associades al desplaçament, dietes, etc.
• Flexibilitat horària: permet adaptar l’horari laboral a les necessitats de cada persona.
• Conciliació amb la vida familiar i personal: facilita l’equilibri entre feina i família.

Inconvenients/aspectes negatius

• Problemes tècnics: aturades o averies dels dispositius tecnològics. Cal ser flexibles i resolutius i buscar altres alternatives quan tinguem aquest tipus de problemes.
• Confusions: dificultat de comprensió d’alguns missatges o tasques per la falta de comunicació verbal. En una videoconferència hi poden haver interferències, es solapen converses, persones que es desconnecten i això pot provocar la pèrdua d’informació.
• Pèrdua de la interacció personal amb l’equip.

Eines digitals per a reunions virtuals

Des de l’inici de l’estat d’alerta les reunions virtuals o videoconferències s’han multiplicat exponencialment. Aquí tens algunes de les eines que s’estan utilitzant i funcionen millor:

• Jitsi:: opensource i gratuïta que no requereix registrar-se, només cal entrar al web (meet.jit.si) i crear una sala on es connectaran tots els assistents a la reunió. També té una aplicació per mòbils.
• Riot: és una eina de codi obert i gratuïta. Més complerta, permet crear 3 modalitats d’organització: xats directes, sales (en grup) i comunitats (grups de sales).
• Commons Cloud: és un núvol digital cooperatiu, amb codi lliure. Integra diferents eines i permet compartir i gestionar arxius de tot tipus: imatges, textos, etc.
• Zoom: És una eina força utilitzada i amb una bona qualitat. Cal registrar-se. Ofereix opcions de reunions, xats, sales i espais de treball virtuals. Hi ha una versió gratuïta de 40 minuts.
• Skype: s’ha de descarregar i és gratuïta. Es pot fer servir des de l’ordinador o el mòbil. Hi ha la solució professional, que ofereix una bona qualitat, s’anomena Skype for Business i és de pagament.
• Hangouts Meet: és una eina de google per fer vídeo conferències. Google ha ofert un accés gratuït durant el confinament pel COVID-19.
• Cisco Webex Meetings: la versió gratuïta permet la connexió de fins a 100 participants, es poden veure 25 persones en pantalla alhora i gravar la sessió.
• WhatsApp: dona l’opció de poder fer una videotrucada, però no en la versió de WhatsApp Web, que només es pot fer servir per missatgeria instantània.

Per tal de organitzar una reunió virtual productiva és recomanable preparar-la adequadament: convocar a totes les persones amb suficient temps perquè puguin ser-hi; verificar de que es disposa dels
equips informàtics necessaris (ordinador, pantalla, càmera i micròfon o en el seu defecte mòbil amb bones prestacions) i tenir a mà alternatives per si experimentem problemes tècnics.També cal ser disciplinat/da preparant el material informatiu o de referència i, si pot ser, comunicar l’ordre del dia als i les assistents.

Una vegada tot a punt, és molt important ser puntual i començar a l’hora prevista així com no allargar-se massa (màxim 2h). Mentre duri la reunió, és molt positiu fomentar la participació de totes les persones assistents i prendre anotacions i/o gravar la reunió per tal de fer-ne una acta.

Ofimàtica, eines de col·laboració i emmagatzematge.

Per poder treballar en equip i de manera conjunta, hi ha diferents eines per crear, editar i compartir documents de forma eficient. Et presentem algunes de les més comuns:

• Google Suite: permet fer edició avançada compartida i simultània entre varis usuaris/àries. Amb un compte de Google es pot utilitzar Google Documents, Fulls de Càlcul i Presentacions gratuïtament.
• Office 365: permet l’edició compartida i simultània entre varis usuaris/àries.
• Google Drive: es pot emmagatzemar al núvol i disposar d’una còpia de seguretat en línia dels documents, compartir-ne l’accés i l’edició. Capacitat màxima gratuïta de 15 Gb.
• One Drive: permet emmagatzemar al núvol gratuïtament 5 Gb.
• Dropbox: permet emmagatzemar al núvol gratuïtament 2 Gb. Hi ha versions de pagament que augmenten la capacitat.

Gestors de Tasques i Projectes

Quan estem teletreballant i cal gestionar projectes de manera conjunta, hi ha solucions que permeten definir aquests projectes i assignar, delegar i fer el seguiment de les tasques. D’aquesta manera, és més senzill fer el treball en equip en línia. Alguns destacats:

• Trello: gestor senzill i fàcil de fer servir per a tasques i projectes, que organitza les tasques en taulers molt visuals.
• Todoist: gestor senzill i fàcil de fer servir per a tasques i projectes Molt usable des de dispositius mòbils.
• Asana: gestor avançat però fàcil de fer servir per a tasques i projectes Permet la gestió de projectes complexos.
• Basecamp: gestor avançat però fàcil de fer servir per a tasques i projectes. Permet la gestió de projectes complexos.
• Kanbanflow: eina completa de gestió de tasques que organitza les tasques en taulers molt visuals.
• Microsoft Planner: gestor bàsic de tasques i projectes inclòs a l’Office365. Organitza les tasques en taulers molt visuals.

Si busques implementar la modalitat de teletreball a l’empresa, tant les administracions com les empreses tecnològiques estan implementant mesures i descomptes per ajudar a les empreses a adaptar-se al treball a distància. Consulta-les aquí.